Apa pun keadaan bisnis Anda, akan selalu ada cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Berikut ini akan mempelajari beberapa penyesuaian yang dapat Anda lakukan untuk membantu menjalankan bisnis Anda dengan lebih efektif.
1. Pelajari Bagaimana Mengidentifikasi Masalah
Kami akan berasumsi bahwa Anda sudah menjalankan bisnis Anda. Oleh karena itu, alasan Anda membaca artikel ini adalah karena segala sesuatunya tidak berjalan semulus yang Anda inginkan. Atau, mungkin semuanya baik-baik saja, tetapi seluruh hidup Anda berputar di sekitar pekerjaan, atau segala sesuatunya berjalan baik, dan Anda ingin semuanya menjadi lebih baik.
Di tahap mana pun Anda berada, mempelajari cara mengidentifikasi hal-hal yang tidak berfungsi dapat menghemat waktu, uang, dan energi Anda. Perubahan apa pun yang Anda buat dapat ditargetkan untuk masalah ini.
Berhentilah melemparkan sesuatu ke dinding, berharap satu hal akan menempel, dan selesaikan apa yang telah Anda lakukan. Segera, Anda akan dapat membidik dan menembak tepat di tempat yang Anda inginkan. Sebagian besar dari langkah ini melibatkan observasi (bebas dari penilaian, interaksi, atau pengelolaan mikro pada saat ini).
Ini juga melibatkan bertanya kepada karyawan dan kolega tentang poin rasa sakit terbesar mereka. Cari tahu di mana menurut mereka masih ada ruang untuk perbaikan. Ini adalah kunci untuk menjalankan bisnis Anda dengan lebih efektif.
2. Mari Bicara Tentang Rapat
Sembilan dari sepuluh (jujur, mungkin lebih dari itu), rapat tidak menghasilkan apa-apa selain membuat orang merasa produktif. Jika email sudah cukup, kirim email. Jangan jadwalkan pertemuan rutin. Mereka seharusnya hanya ada jika Anda membutuhkannya karena alasan tertentu. Jika hanya dua orang yang benar-benar perlu berbicara, biarkan mereka membicarakannya.
Kemudian, kirim email kepada semua orang saat mereka telah mencapai kesimpulan. Hindari rapat besar dan jelaskan bahwa siapa pun yang merasa tidak perlu hadir atau tidak memberi nilai tambah atau menerima nilai dari rapat dapat pergi. Anda akan terkejut betapa banyak waktu yang dapat Anda dan orang lain hemat.
3. Minimalkan Jaringan Komunikasi
Anda dan karyawan Anda tidak memerlukan lima belas aplikasi selain email dan dokumen bersama serta panggilan telepon dan rapat. Idealnya, Anda ingin memiliki dua jalur komunikasi utama untuk menjalankan bisnis Anda dengan lebih efektif.
Dengan cara ini, jauh lebih mudah bagi orang untuk terus mengetahui apa yang sedang terjadi dan apa yang perlu mereka lakukan. Jika seseorang harus memeriksa tiga atau empat platform untuk mendapatkan semua informasi, semuanya akan lolos dari celah.
Katakanlah mereka membaca email mereka dan mulai mengerjakan tugas yang diperlukan karena itu ditandai mendesak. Selama empat puluh lima menit, mereka bekerja. Mereka melewatkan tiga pesan di aplikasi produktivitas obrolan grup. Jika pesan tersebut masuk melalui email juga, mereka akan melihatnya karena ada di email. Selain itu, membuka setengah lusin tab membuat orang kehilangan fokus. Itu juga bisa merusak mood Anda, yang kemudian menguras produktivitas.
4. Tugas Alih Daya Di Luar Tanggung Jawab Karyawan
Kami semua pernah mengalaminya. Anda mempekerjakan seseorang untuk membuat produk, atau melakukan desain grafis, atau memelihara tempat, dan entah bagaimana mereka berakhir dengan tugas yang jauh lebih banyak daripada yang seharusnya.
Kadang-kadang, orang-orang menyukai ini, tetapi lebih sering daripada tidak, artis Anda tidak ingin berurusan dengan panggilan pelanggan Anda. Staf kebersihan Anda tidak ingin mengarahkan klien ke sana kemari dan menunggu mereka.
Tim pemeliharaan Anda tidak ingin mengawasi kamera keamanan. Jika lintah beban kerja terjadi, pekerjakan asisten virtual atau anggota staf lain untuk melakukan tugas baru dan spesifik ini. Kebanyakan orang membutuhkan waktu untuk fokus pada pekerjaan yang Anda pekerjakan untuk mereka, jadi mintalah orang lain untuk mengatasi gangguan tersebut.
5. Pikirkan Tentang Istirahat dan Waktu Istirahat
Manusia hanya dapat berkonsentrasi untuk jangka waktu tertentu sebelum mereka membutuhkan istirahat yang menyegarkan. Menurut Harvard Business Review, jika Anda menunggu kejenuhan untuk menjadwalkan istirahat, Anda akan terlambat, dan produktivitas akan hilang.
Selain menjadwalkan waktu istirahat di mana karyawan memiliki waktu untuk meregangkan kaki dan mengalihkan pandangan dari apa yang telah mereka lihat selama berjam-jam, Anda juga perlu memikirkan tentang arti sebenarnya di luar jam kerja.
Pastikan staf Anda mendapatkan satu hari penuh setiap minggu di mana mereka tidak terganggu oleh pekerjaan. Terutama di mana mereka tidak perlu memikirkannya sama sekali. Idealnya, Anda menginginkan dua hari seperti ini per minggu.
Jika perusahaan Anda memiliki struktur dua minggu, satu minggu libur, Anda mungkin sudah disiapkan dengan baik di departemen ini. Pastikan saja orang-orang tidak bekerja pada minggu itu. Karyawan dengan energi lebih baik di setiap bagian pekerjaan mereka.
Poin di atas akan membantu Anda merampingkan bisnis dan mendorong semua orang di tim Anda untuk merasa produktif, fokus, kreatif, dan bersemangat. Seperti halnya semua perubahan dalam tenaga kerja, luncurkan semuanya dengan lambat dan jangan mengharapkan penerapan 100% tanpa hambatan apa pun.
